Benelux Base, October 3rd 2011

Benelux Base: FACTS!

FACTS 2011 Nieuwsbrief / afspraken

Beste leden en aanwezigen op FACTS,

Deze nieuwsbrief geeft je een overzicht over wat ons te wachten staan in het weekend van 21-22-23 oktober tijdens FACTS!
Wij hopen alvast dat je er bij kan zijn en een leuke tijd tegemoet gaat. Indien je vragen of opmerkingen hebt, laat gerust iets weten via mail of op het forum!

Agenda:

Vrijdag 21 Oktober 2011 – Opbouw

De personen die instaan voor de opbouw worden persoonlijk geïnformeerd over het dagschema. Ben je echter vrijdag al in de buurt en heb je zin om mee te helpen of samen iets te gaan eten, laat gerust iets weten!

Zaterdag 22 Oktober 2011 / Zondag 23 Oktober 2011

Toegangsbandjes:

  • De bandjes kunnen afgehaald worden vanaf 08.00 uur tot 09.00 uur bij Stijn. Hij zal op een bepaalde plek aan de expo te vinden zijn (zie kaartje onderaan)
  • Als dit niet haalbaar is, kan je ons ten laatste tegen donderdag (20 okt.) een e-mail sturen met het tijdstip waarop je aanwezig kan zijn. Wij zullen er voor zorgen dat er iemand met het toegangsbandje klaar staat. Als je niemand van ons kan vinden, kan je ons altijd bereiken op volgende telefoonnummers:
    • Sofie, aftredend CO: +32 475 86 10 46
    • Jan, nieuwe CO: +32 479 48 78 20
    • Stijn, XO: +32 499 20 76 12
  • Indien je al van vrijdag namiddag/avond in Gent aanwezig bent, kan je je bandje reeds afhalen bij Stijn. Hij blijft in de buurt van de Expo overnachten en is volop bereikbaar. Je spreekt dan best af voor donderdagavond (20 okt.) zodat hij zeker het bericht nog krijgt.

De stand:

Vrijdag wordt het grootste deel van de stand opgebouwd. Zaterdagochtend voor 9u worden de props en laatste items toegevoegd.
Vanaf 9u stromen de eerste early birds naar binnen en moet onze stand in orde zijn. Ook zit je dan best in kostuum om de bezoekers te verwelkomen.

Enkele gedragslijnen voor de stand:

  • geen afval, tassen, merchandise en kledingstukken zichtbaar leggen:
    • er zullen vuilniszakken aanwezig zijn onder de tafels
    • er zullen bananendozen aanwezig zijn onder de tafels waar je persoonlijke spullen kan in stoppen
  • helmen, geweren, lightsabers en andere attributen van je kostuum mogen wel op de tafels liggen, maar hou het netjes. We willen geen chaotische opeenstapeling van props!

Heb je iets dat je wilt tentoonstellen? Een prop? Work in progress foto's en voorwerpen? Graag! Maar stuur ons eerst een mailtje met wat je wil meebrengen. Wij bekijken wat er mogelijk is en zorgen voor een mooi naamkaartje.

Heb je iets dat je wil te koop stellen? Ook dit kan, maar wij zijn een kostuumclub: laat ons ook hier weten wat je wil doen en welke prijzen je voorstelt, wij beslissen wat kan en wat niet kan. We zorgen ook voor prijskaartjes. Het is niet de bedoeling dat we een rommelmarkt creëren.

Ook interessant om weten: de wanden die aan de achterkant en zijkant van onze stand zullen staan, moeten proper teruggegeven worden. Gelieve hiermee rekening te houden.

We maken ook dit jaar geen schema op voor standdienst. Stijn, Jan en ik zullen regelmatig aanwezig zijn. We rekenen op de leden om af en toe eens met ons te ruilen zodat wij ook eens kunnen rondwandelen.

We hebben dit jaar hoog bezoek van lightsaber builders, kom gerust een kijkje nemen op de stand!

Stand agenda:

  • Rebel Legion Benelux Base fotoshoot
  • Patch Trading
  • Demos JQ Sabers
  • Meet & greet met de bevriende clubs
  • 'Friend of the Rebel Legion' uitreiking
  • Kenny Baker een aandenken bezorgen
  • Star Wars Costumes groepsfoto
  • RL en RLB T-shirts afhalen
  • ...

Base Dinner:

  • Wanneer? Zaterdag 22 Oktober 2011
  • Waar? Chess Café Gent - Ottergemsesteenweg 802 - zuid – Gent
  • Wat? Wok à volonté voor bijvoorbeeld 18 euro/pp of 30 euro/pp (+booze etc)
  • Bekijk de site voor de verschillende mogelijkheden: http://www.chesscafe.be/gent/
  • We reserveren enkel de plaatsen, niet het menu. Je kan dus ter plaatse kiezen wat je eet.
  • Hoe laat? We beginnen rond 18h30-19h30, afhankelijk van hoe de situatie op FACTS is.

LET WEL OP: Gelieve ten laatste deze vrijdag (7 okt.) te laten weten of je meegaat zodat een juist aantal kan doorgegeven worden!!
Dus: DEADLINE 7 OKTOBER!

Varia

  • Heb je een prop die je graag wilt tentoonstellen om onze stand op te fleuren? Laat ons dan zo snel mogelijk iets weten!
  • We zijn nog op zoek naar een origineel idee om Kenny Baker te verrassen. Heb je een geniale ingeving? Laat ons wat weten op dit mailadres of op het forum! We dachten zelf aan een soort kistje met een aandenken van de onze base.
  • Zoals de meesten onder jullie al weten, zal ik om persoonlijke redenen volgend jaar minder actief zijn bij rebel legion benelux. Omdat ik geen slechte CO wil zijn, heb ik de leiding doorgegeven naar Jan aka Khepry. Ik zal er wel nog zijn om de nodige ondersteuning en overdracht te bieden. Ook zal Stijn er nog steeds zijn als de rots in de branding die hij ook was tijdens mijn CO-schap. FACTS zal voor Jan het eerste event zijn als CO, dus steek hem gerust een hart onder de riem! Ik heb er alle vertrouwen in dat hij zijn rol nog beter dan ik zal kunnen vervullen!

Tot op FACTS!

Sofie
Former Benelux Base CO


FACTS 2011 Newsletter / prise de contact

Chers membres présents à FACTS,

Cette newsletter vous donne un aperçu de ce qui nous attend au cours du weekend des 21-22-23 octobre à FACTS !
Nous espérons d'ores et déjà vous y voir et que nous y passerons un bon moment. Si vous avez des questions ou remarques, n'hésitez pas à nous le faire savoir via mail ou via le forum!

Ordre du jour :

Vendredi 21 Octobre 2011 – montage

Les personnes inscrites pour le montage seront informées personnellement de l'ordre du jour. Si tu te trouves dans les alentours vendredi et que tu as envie de venir nous aider ou aller manger un bout ensembles, fait le nous savoir !

Samedi 22 Octobre 2011 / Dimanche 23 Octobre 2011

Brassards d'accès :

  • Les brassards seront disponibles à partir de 08h00 jusque 09h00 auprès de Stijn. Vous pourrez le retrouver à un endroit spécifique de l'expo (voir plan ci-dessous)
  • Si il ne t'est pas possible d'être là entre 08h00 et 09h00, tu peux nous le faire savoir via e-mail au plus tard pour le jeudi (20 oct.) signalant l'heure à laquelle tu pourras être présent(e). Nous nous arrangerons afin que quelqu'un soit présent pour te fournir ton brassard. Si tu ne trouves aucun d'entre nous, tu peux toujours nous joindre aux numéros suivants :
    • Sofie, ancien CO : +32 475 86 10 46
    • Jan, nouveau CO : +32 479 48 78 20
    • Stijn, XO : +32 499 20 76 12
  • Si tu te trouves à Gand le vendredi après-midi/soir, tu peux déjà prendre possession de ton brassard auprès de Stijn. Il logera aux alentours de l'Expo et sera pleinement disponible. Mieux vaut donc prévenir avant le jeudi soir (20 oct.) afin d'être sûr qu'il recevra bien le message.

Le stand :

Le plus gros du montage se fera le vendredi. Les props et derniers objets seront ajoutés le samedi matin avant 9h.
Les premiers arrivants entreront dès 9h et notre stand se devra d'être en ordre. Il est également préférable que tu sois déjà en costume afin d'accueillir les visiteurs.

Quelques règles à respecter au sujet du stand :

  • ne pas laisser de déchets, de sacs, de marchandises et de vêtements visibles :
    • des sacs poubelles seront mis à disposition sous les tables
    • des caisses à bananes seront déposées sous les tables afin de pouvoir y stocker tes objets personnels
  • les casques, blasters, sabres laser et autres objets relatifs à ton costume peuvent être déposés sur les tables, mais assures-toi que tout reste en ordre. Nous ne voulons pas voir un entassement chaotique des props !

Possèdes-tu quelque chose que tu souhaites exposer ? Un prop ? Des photos d'un chantier en cours ? Génial ! Mais envois-nous d'abord un e-mail relatif à ce que tu souhaites présenter. Nous verrons ce qu'il est possible de faire et préparerons une belle fiche avec référence, nom...

Tu souhaites mettre quelque chose en vente ? C'est également possible, mais nous restons un club de costumés : fais-nous connaître ce que tu as l'intention de vendre et à quel prix, nous prendrons la décision de ce qui peut ou ne peut pas être mis en vente sur le stand. Nous nous chargerons aussi de l'étiquetage des prix. L'objectif n'est certainement pas de se transformer en maréchers.

Egalement intéressant à savoir : les cloisons qui délimiterons l'arrière et les côtés de notre stand devront être rendus en état impeccable à l'organisateur. Veuillez en tenir compte.

Nous n'établirons toujours pas de tour de rôle pour la surveillance du stand cette année. Stijn, Jan et moi seront régulièrement présents au stand. Nous comptons sur les membres pour nous relayer de temps à autre afin que nous puissions aussi nous balader un peu.

Nous avons l'honneur d'accueillir des constructeurs de sabres laser, n'hésite pas à venir rendre une petite visite à notre stand !

Agenda du Stand :

  • Séances de photo de la Rebel Legion Benelux Base
  • échange de Patchs
  • Démos de "JQ Sabers"
  • Rencontres et retrouvailles avec les clubs amis
  • distribution de 'Friend of the Rebel Legion'
  • remise d'un souvenir à Kenny Baker
  • photos de groupes de costumés Star Wars
  • remise des t-shirts RL et RLB
  • ...

Souper de la Base :

  • Quand ? Samedi 22 Octobre 2011
  • Où ? Au Chess Café de Gand - Ottergemsesteenweg 802 - sud – Gand
  • Quoi ? Wok à volonté pour plus ou moins 18 euros/pp ou 30 euros/pp (+ alcool etc)
  • Jette un coup d'oeil sur le site pour y découvrir les possibilités existantes :http://www.chesscafe.be/gent/
  • Nous ne réservons que les places, pas le menu. Tu es donc libre de choisir ce que tu désires manger sur place.
  • A quelle heure ? On débute aux environs de 18h30-19h30, en fonction de la situation à FACTS.

ATTENTION : confirme ta venue au plus tard pour ce vendredi (7 oct.) afin que nous puissions communiquer le nombre exacte de réservations !!! Donc : DEADLINE 7 OCTOBRE !

Divers

  • Si tu souhaites exposer un prop sur notre stand, fais le nous savoir le plus rapidement possible !
  • Nous sommes toujours à la recherche d'une idée originale afin de surprendre Kenny Baker. As-tu une idée géniale ? Communique le nous sur cette adresse e-mail ou sur le forum ! Nous avons pensé offrir une sorte de cercueil avec référence à notre Base.
  • Comme la plupart d'entre vous le savent déjà, je serai moins active dans la rebel legion benelux l'an prochain pour raisons personnelles. Je ne souhaite certainement pas devenir un mauvais CO. C'est la raison pour laquelle je transfère le commandement à Jan alias Khepry. Je serai encore présente afin d'apporter le soutien nécessaire et d'assurer la transition. Stijn sera toujours là pour assurer le soutien dont il a toujours fait preuve durant mes mandats en tant que CO. FACTS sera le premier event pour Jan en tant que CO, alors n'hésitez pas à venir le féliciter et le soutenir ! J'ai entièrement confiance dans le fait qu'il remplira son rôle encore mieux que j'ai jamais pu le faire !

Rendez-vous à FACTS !

Sofie
Ancien Benelux Base CO


FACTS 2011 Newsletter / guidelines

Dear members and FACTS attendees

This newsletter will give you an overview of what to expect during the weekend of october 21st-22nd-23rd during FACTS!
We hope you can join us at this event and that you'll have a wonderful time there. If you have any questions or remarks, please contact us through e-mail or our forums!

Agenda:

Friday October 21st 2011 – Build-up

The people that have volunteered to help building our booth will be personally informed about the schedule for that day. However, if you happen to be near the site on friday and feel like helping out a bit or joining us for a bite or something to drink, let us know!

Saturday October 22nd 2011 / Sunday October 23rd 2011

Access bracelets

  • The bracelets can be acquired between 08:00 and 09:00 from Stijn. He'll be waiting at his usual spot at the entrance of the expo (see map below)
  • If, for some reason, you cannot get there in time, send us an e-mail on thursday (oct 20th) at the latest to let us know when you will be able to make it. We will have someone meet you outside with your access bracelet. If for some reason you cannot find any of us, you can reach us on the following mobile numbers:
    • Sofie, former CO: +32 475 86 10 46
    • Jan, newly appointed CO: +32 479 48 78 20
    • Stijn, XO: +32 499 20 76 12
  • In case you arrive at Ghent by Friday afternoon/evening, you can get your access bracelet from Stijn. His lodging is near the expo site and Stijn will be available for bracelet-handling If you decide to take this option, let him know by Thursday (Oct. 20th). This will ensure that he gets the message before he leaves for the weekend.

Our booth:

Most of the booth build-up will be handled on Friday. The last items and props will be put on display Saturday morning beofre 9:00.
The frist early birds will start entering the convention at 9:00. This means that the booth has to be ready. We also suggest you already get changed into you costume by that time to welcome the visitors.

Some guidelines concerning our booth:

  • Do not leave any trash, bags, merchandise or clothing in the general line of sight:
    • We will provide trashbags for your trash beneath the tables
    • We will provide boxes to store your personal belongings
  • Helmets, guns/blasters, lightsabers that belong to your costumes are allowed on the tables, but keep it neat and orderly. We do not want a chaotic prop-pileup.

If you wish to display something? A prop? work-in-progress pictures or other items? Terrific! However, please send us an email concerning these items. We'll look into the posibilities at our booth and provide a namecard for your item(s).

Do you have something you want to put up for sale? We'll also allow this, but keep in mind, we're a costuming club. Please also notify us of what you want to do concerning this and what the price will be. We'll let you know if it fit's our booth and again, provide a pricetag if needed. We don't want to create a garage-sale feeling!.

Another interesting thing: The wall-sections that make up the back wall of our booth need to be returned in perfect shape. Please take care of these sections as they were your own to avoid any trouble afterwards.

We won't be making a guard schedule this year. Stijn, Jan and I will be at the booth regularly. We're counting on you (the members) te relieve our posts from time to time, to allow us some trooping too.

Also ... We'll be having important guests: genuine sabersmiths! Don't hesitate to visit the booth for more information.

Booth agenda:

  • Rebel Legion Benelux Base fotoshoot
  • Patch Trading
  • Demos JQ Sabers
  • Meet & greet with befriended clubs
  • 'Friend of the Rebel Legion' award
  • Honouring Kenny Baker with a little gift
  • Star Wars Costumes Group picture
  • Getting your RL and RLB t-shirts
  • ...

Base Dinner:

  • When? Saturday October 22nd 2011
  • Wherer? Chess Café Gent - Ottergemsesteenweg 802 - zuid – Ghent
  • What? Wok à volonté starting from 18 euro/pp to 30 euro/pp (+booze etc)
  • Visit the restaurant's site for more information: http://www.chesscafe.be/gent/
  • We'll be making the reservation for an amount of people, not the menu itself. This allow you to choose what you want when we get there.
  • What time? We'll start around 18h30-19h30 depending on the situation when we leave FACTS

ATTENTION: Let us know by October 7th (this Friday) whether you're joining us. This way we can make the reservation in time!!
So! : DEADLINE October 7th!

Various

  • If you have a prop for display at our booth, let us know as soon as possible!
  • We're still looking for ideas for a little surprise to give to Kenny Baker. If you get a genius idea, let us know at this e-mail address or on the forums! We were thinking of a little box that contains something to remember us by (us being the base)
  • As most of you know, I'll be cutting down on my Rebel Legion time the coming year for personal reasons. Since I don't want to be a neglecting CO, I have passed on leadership to Jan aka Khepry. I'll still be there to support him and pass on my ideas. Stijn will also be there, as he's always been. He'll be the strong support for Jan, as he was for me during my time as the CO. FACTS will be the first event Jan will experience as the new CO, so please encourage him in any way you can! I'm fully confident he will fulfill his role even better than I would during coming times!

see you at FACTS!

Sofie
Former Benelux Base CO


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